Muchos libros y artículos desarrollan el concepto de Kaizen. En esta entrada me limitaré a hacer una breve introducción y definición del mismo para, a continuación, desglosar sus principios fundamentales y aplicarlos al ámbito personal.
La palabra Kaizen está formada por dos vocablos japoneses: KAI (Cambio) y ZEN (Bueno), la traducción literal puede interpretarse como “cambiar para bien” o “cambiar para mejor”. En la actualidad, todos entendemos Kaizen como “mejora continua”.
El Kaizen está íntimamente relacionado con el pensamiento Lean y el TPS (Toyota Production System), de hecho es una de sus máximas.
¿Cuáles son los principios KAIZEN?
Los principios del Kaizen pueden agruparse en cuatro bloques principales.
Eliminación del despilfarro
Tiempos muertos, sobreproducción, transporte innecesario, procesamiento incorrecto.
Importancia de las personas y las relaciones.
Satisfacción del cliente y desarrollo del empleado, fomentando el trabajo en equipo y las relaciones.
Buen mantenimiento de las instalaciones.
El lugar de trabajo debe encontrarse en un estado óptimo.
Estandarización de los procesos.
Estandarizar los procesos ayuda a mejorar el índice de errores y defectos que pueden aparecer en la producción.
Bien, ¿cómo podemos aplicar los principios Kaizen en nuestra vida? o lo que es lo mismo, ¿cómo hacer para mejorar continuamente?
KAIZEN en el día a día
Las personas tenemos una tendencia natural a acomodarnos a la situación en la que nos encontramos. En la actualidad, la mayoría de los horarios de trabajo nos dejan poco tiempo para el desarrollo personal y el escaso tiempo del que disponemos lo empleamos en obligaciones, compromisos y algo de ocio. Vamos dejando que pase el tiempo, cómodos en nuestra situación, sin hacer nada para mejorarla.
Puede ocurrir que, de pronto, sintamos estar en una situación de estancamiento. Es cuando decidimos hacer algo con nuestra vida y nos proponemos un gran reto. En ocasiones este reto es más de lo que podemos asumir con el tiempo libre que tenemos y no siempre sabemos administrarlo, por lo que esta decisión nos genera estrés y ganas de volver a la tranquila calma.
¿Por qué no -en lugar de un gran cambio- nos proponemos pequeñas mejoras continuas?
- Eliminación del despilfarro.
¿Qué tiempos muertos podemos encontrar en nuestro día a día?
Si calculáramos el tiempo que pasamos mirando las redes sociales al cabo del día nos sorprenderíamos. Con esto no afirmo que no se deba emplear tiempo en las mismas, en ocasiones nos sirven para estar conectados a la actualidad, ver noticias o incluso relacionarnos de manera sencilla con amistades. Otras veces leemos artículos muy interesantes que nos aportan conocimientos nuevos y eso es muy positivo. Pero ¿cuánto tiempo pasamos viendo videos absurdos, fotos de la vida personal de gente que ni nos importa o simplemente montajes graciosos? Mucho, mucho más de lo que creemos.
También podemos hablar del tiempo que “perdemos” en el camino al trabajo. En las ciudades grandes lo más habitual es ir en transporte público al trabajo y el tiempo que empleamos puede aprovecharse de muchas maneras (repasando esos temas del curso, leyendo un buen libro, organizando la agenda diaria o escribiendo).
Cuando tenemos muchas tareas que hacer en un día en diferentes puntos de la ciudad, una buena organización puede convertirse en nuestra mejora aliada. A muchos nos ha pasado tener que volver a la misma zona a hacer algo que olvidamos anteriormente.
Podemos mencionar otros pequeños desperdicios que seguro nos son familiares. Esos “cinco minutos más” que le pedimos al despertador cada mañana una y otra vez o esos largos minutos que estamos bajo la ducha sin que sea realmente necesario, por ejemplo.
- Importancia de las personas y las relaciones.
En la entrada “Del Lean Manufacturing al Lean Life” ya se mencionaba la importancia de poner el foco en el cliente. Debemos cuidar y ayudar a las personas de nuestro entorno, ya que éstos son nuestros clientes y nuestros mejores aliados.
Podemos verlo desde el punto de vista “altruista” (ayudo a los demás porque sé que es lo correcto y soy una persona generosa) o desde el punto de vista “egoísta” (ayudo a los demás porque sé que puedo conseguir más cosas a cambio). Lo importante es saber que debemos colaborar con el resto de seres humanos, ser conscientes de que no somos el ombligo del mundo y de que solo colaborando y tratando al otro como nos gustaría que nos trataran a nosotros podemos construir una sociedad en la que merezca la pena vivir.
- Buen mantenimiento de las instalaciones.
Para poder aprovechar el tiempo al máximo es necesario tener todo nuestro entorno listo y en orden.
- Casa:
La casa debe estar ordenada. Una buena organización nos ayudará a encontrar todo con mayor rapidez, de manera que no perderemos tiempo en búsquedas innecesarias por desorden. ¿Cuántas veces hemos perdido tiempo en buscar algo justo antes de salir de casa porque no había forma de encontrarlo?
- Trabajo:
Si en el trabajo mantenemos una buena organización, conseguiremos ser más productivos y no necesitar emplear más tiempo del necesario para la realización de nuestras tareas. ¿Cuánto tiempo perdemos por no encontrar algún documento que sabemos que tenemos guardado en algún lugar?
- Transporte:
De la misma manera, para evitar incidencias innecesarias, debemos mantener nuestro medio de transporte en buenas condiciones. ¿Alguna vez has lavado los pantalones con un ticket transporte sin usar? ¿Te ha ocurrido quedarte sin batería en el coche justo en el peor momento, cuando llevabas días sabiendo que iba a ocurrir?
- Estandarización de los procesos.
La realidad es que la gran mayoría de las personas que tienen un horario laboral predefinido tienen, en cierto modo, estandarizados sus procesos.
Todos escogemos nuestras pequeñas rutinas sabiendo que es la forma que más nos conviene. Escogemos ir por una carretera u otra al trabajo; si hay huelga de metro, cogemos el autobús; la tarea más difícil del día procuramos no dejarla para la última hora, en la que estamos más cansados; si cocinamos algo difícil, intentamos consultar las cantidades en la receta para no equivocarnos y así, un largo etcétera de rutinas.
Si introducimos un cambio, lo hacemos conscientes de que puede causar un retraso o un error. Ir andando al trabajo puede suponer un aumento del tiempo que empleo en llegar; introducir un nuevo ingrediente en la receta puede estropearla y dejar la tarea más difícil para la última hora del día puede que afecte a la calidad de la misma.
Esto no significa que improvisar e innovar sea negativo, al contrario, es la única manera de descubrir mejoras, pero siempre con sentido común y organización. Aprender a diferenciar cuáles son nuestros puntos débiles y desperdicios puede ayudarnos a optimizar nuestro tiempo.
“No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho” (Séneca, De la brevedad de la vida)
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